Nicht erst seit Beginn der Corona-Pandemie stehen virtuelle Events für Unternehmen im Fokus. Auch viele andere gute Gründe sprechen dafür, virtuelle Events zu veranstalten. Etwa Kosten- und Umweltfragen, Zeitersparnis für Mitarbeiter und Kunden und einige weitere Punkte sind hier gute Argumente für das Austragen virtueller Events.

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Allerdings sind auch virtuelle Events durchaus komplex und können auch fehleranfällig sein. Sie bedürfen daher einer guten und genauen Planung. Zuverlässige Partner und Software und natürlich die richtige technische Infrastruktur auf allen Ebenen sind gleichermaßen von hoher Bedeutung, damit das Event nicht zum Reinfall wird.

Gerade für Unternehmen geht es dabei um viel und vor allem um ihren guten Ruf. Ein schlecht organisiertes und durchgeführtes und somit verpatztes virtuelles Event kann der Firma am Ende mehr schaden als nutzen. Aus dem Grund sollten die Mitarbeiter, welche für das Organisieren der Events zuständig sind, nichts dem Zufall überlassen.

Was sind virtuelle Events eigentlich?

Für viele Zusammenkünfte müssen die Teilnehmer und Interessenten nicht zwingend in Person anwesend sein. Natürlich geht nichts über einen persönlichen Kontakt und einen direkten Austausch. Virtuelle Events sind daher nicht immer die naheliegendste Antwort. Dennoch können sie dem Unternehmen weiterhelfen und viele positive Aspekte mit sich bringen.

Virtuelle Veranstaltungen sind darüber hinaus keine Neuerscheinung, die mit der Corona-Pandemie Einzug gehalten hat. Schon seit Jahren gibt es auch große Konzerne, die verschiedene Produktvorstellungen und sogar komplette Messen virtuell über das Netz veranstalten. Beispiele sind etwa Firmen wie das Technologieunternehmen und der Autozulieferer Continental oder das Software- und Spieleunternehmen Activision Blizzard.

So hat Continental etwa seine alle zwei Jahre stattfindende Global Communications Convention bereits 2019 erstmals online und somit virtuell veranstaltet. Activision Blizzard hat für seine Hausmesse BlizzCon 2020 erstmals das Onlineformat gewählt.

Hier war also tatsächlich die Corona-Pandemie der Auslöser. Dennoch klappte dies erstaunlich gut.

Welche Vor- und Nachteile bieten die virtuellen Events?

Wie alles im Leben bieten virtuelle Veranstaltungen natürlich sowohl viele Vorteile, bringen aber eben auch einige Nachteile mit sich. Daher steht immer die Frage im Raum: Was bringt ein virtuelles Event dem Unternehmen wirklich?

Dabei kann es durchaus auch um die Imagepflege und hier vor allem um das Green Branding einer Firma gehen. Hier müssen Unternehmen letztlich klären, ob die folgenden Vorteile und Nachteile zueinander eine annehmbare Balance finden.

Vorteile der virtuellen Events:

1. Umweltfreundlich: Virtuelle Messen sind zunächst vor allem erst mal umweltfreundlich. Je nach Größe des Events kommen hier unzählige Punkte zum Tragen. Vor allem aber müssen die Teilnehmer nicht extra anreisen. Autofahrten, Flüge und Bahnfahrten fallen hier also komplett weg. Dies sollte in Zeiten, in denen Unternehmen auch eine ökologische Verantwortung haben und Nachhaltigkeit ein wichtiges Thema ist, auch ein entscheidendes Argument für ein virtuelles Event sein.

2. Kostenfaktor: Ein weiterer wichtiger positiver Faktor sind natürlich die meist deutlich niedrigeren Kosten. Das Anmieten großer Hallen fällt ebenso weg wie auch etwa ein Catering. Des Weiteren ist auch der Personalaufwand deutlich geringer.

3. Größere Reichweite: Gut kommunizierte und beworbene Events haben deutlich mehr Reichweitenpotenzial als lokale Veranstaltungen. Nicht jeder potenzielle Kunde und Teilnehmer, der Interesse an einem lokalen Event hat, hat am Ende auch die Zeit, an diesem teilzunehmen. Hier spielen einmal mehr auch Zeit und Kosten für Anreise und Unterbringung eine Rolle. Diese Punkte fallen bei virtuellen Events weg.

Virtuelle Events und Konferenzen: So klappt es bestimmt
Virtuelle Events und Konferenzen: So klappt es bestimmt

4. Mehr Möglichkeiten zur interaktiven Teilnahme: Gut organisierte virtuelle Events bringen auch mehr Interaktionsmöglichkeiten für die Teilnehmer mit sich. Direkte Fragen über Fragetools und Chats, Umfragen per Webinterface und oder auch Gewinnspiele, um etwa einen der GGBet Bonusse oder andere Gewinne zu verlosen, sind hier problemlos möglich.

Nachteile der virtuellen Events:

1. Fehleranfälligkeit: Events im digitalen Raum sind natürlich gänzlich von der einwandfrei arbeitenden technischen Infrastruktur abhängig. Läuft hier etwas schief, kann ein umfangreiches und damit immer noch teuer geplantes Event komplett von hier auf jetzt ins Wasser fallen. Störungen im Netzwerk oder ein Internetausfall reichen hier schon aus. Dabei ist der Imageverlust natürlich ebenfalls enorm. Hier gilt es also, bei der Planung für die entsprechende Redundanz zu sorgen.

2. Weniger spektakulär und oft steril: Bei virtuellen Events fehlt es natürlich an einem direkten Feedback seitens der Teilnehmer und des Publikums. Hierdurch können virtuelle Ereignisse etwas steril und damit unspektakulär wirken. Allerdings gibt es hier natürlich unzählige Möglichkeiten, dem bestmöglich entgegenzuwirken.

3. Weniger direkte Kontakte und somit weniger Kommunikation: Videostreams und Webcasts können den direkten persönlichen Kontakt natürlich nur schwer ersetzen. Eine kleine, aber interessante und produktive Unterhaltung am Büfett und unzählige andere zufällige und damit spontane Treffen und damit einhergehende Unterhaltungsmöglichkeiten fallen bei virtuellen Messen naturgemäß weg.

Auf die Umsetzung und Planung kommt es an

Viele Unternehmen gehen ihre Onlineevents eher zaghaft an und halten an alten Praktiken fest, die zwar offline gut funktionieren, für Onlineevents jedoch eher kontraproduktiv sind. Wer also versucht, seine sonst im echten Leben durchgeführte Messe mehr oder weniger 1:1 in ein virtuelles Onlineformat zu quetschen, tut sich nur selten einen Gefallen.

Ob Location, zeitliche Abfolgen von Vorträgen, Interviews und Produktvorstellungen bis hin zur direkten Teilnahme der virtuellen Besucher und das Knüpfen von Kontakten muss hier vieles neu gedacht werden. Im Kern geht es darum, eine gute Balance zu finden. Zwischen dem, was das Ereignis dem Unternehmen bringen soll und dem, was es dessen Teilnehmern an Mehrwert und Nutzen bietet.

Ist das virtuelle Event jedoch am Ende gut durchdacht und geplant, kann es der Firma einen enormen Mehrwert bieten. Virtuelle Events, ob nun für Kunden, für Mitarbeiter oder als ein Gesamtevent für alle Teilnehmergruppen, bieten jedenfalls extrem viele Möglichkeiten.

Dies gerade auch in Zeiten einer Pandemie, wo gewohnte und lieb gewonnene Kontakte auf ein Minimum reduziert sind. Digitale Formate hatten daher 2020 auch eine enorme Bedeutung und viele Unternehmen möchten auch nach der Pandemie vermehrt auf virtuelle Messen und Veranstaltungen setzen.

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Shots Magazin / © Fotos: Dylan Ferreira (1), Visuals (1), Unsplash

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Rubriken: Events