Die Planung eines Events kann überaus viel Freude bereiten, allerdings ist auch die Investition von beachtlichen zeitlichen und finanziellen Ressourcen notwendig.
Möchte beispielsweise ein Unternehmen ein großes Event organisieren, stehen die Mitarbeiter vor einer enormen Herausforderung – schließlich verfügen sie in der Regel kaum über das nötige Fachwissen für eine professionelle Eventorganisation.
In diesem Fall ist es sinnvoll, eine kompetente Agentur, wie etwa die Eventagentur in Berlin, mit der Planung des Events zu beauftragen.
Diese Dienstleister sind in der Lage, unterschiedliche Konzepte zu erstellen, die Vermittlung zu anderen Dienstleistern für das Event zu übernehmen und zahlreiche weitere wichtige Aufgaben rund um die anstehende Veranstaltung zu erfüllen.
Welche Gründe im Detail dafür sprechen, die Leistungen einer professionellen Eventagentur in Anspruch zu nehmen, verrät der folgende Beitrag.
Die Fachkompetenz
Die Mitarbeiter von Eventagenturen sind zum Großteil fachlich sehr gut ausgebildet.
Eventmanager stellen Fachkräfte im Bereich der Veranstaltungsplanung dar und sind somit in der Lage, für die anstehende Veranstaltung ein gezieltes Konzept gemäß den individuellen Wünschen und Anforderungen des Kunden zu entwerfen.
Der Erfahrungsschatz
In den einzelnen Bereichen, die zu der Organisation von Events gehören, weisen Eventmanager eine überaus hohe Expertise auf. Daher sind sie in der Lage, die benötigten Leistungen exakt nach den Wünschen ihrer Kunden umzusetzen.
Dabei gleicht kein Event dem anderen. Eventmanager wissen daher, dass sie frische, kreative Ideen entwickeln müssen, die sie dann im Anschluss mithilfe ihrer Fachkompetenz zur Realität werden lassen.
Die Arbeitserleichterung
Wird eine professionelle Eventagentur mit der Planung und Organisation einer Veranstaltung beauftragt, wird ihrem Kunden seine Arbeit maßgeblich erleichtert. Bei der Planung einer Veranstaltung im Alleingang wird dagegen häufig vernachlässigt, welche zeitlichen Ressourcen dafür nötig sind.
Eventagentur: Darum sollte man sie engagieren
Neben dem Kerngeschäft müssen dann schließlich noch zahlreiche weitere Aufgaben erledigt werden, wie etwa Internetrecherchen, Telefonate, Location-Besichtigungen oder Probe-Essen bei Catering-Firmen.
Das Netzwerk
Eventagenturen, die bereits über viele Jahre Erfahrung verfügen, können in der Regel auf ein überaus umfangreiches Netzwerk zurückgreifen. Dadurch entsteht für ihre Auftraggeber ein großer Vorteil, schließlich ist es so möglich, Servicemitarbeiter, Caterer und Künstler auch kurzfristig anzufragen.
Selbst spontane Veranstaltungen können so zu einem vollen Erfolg werden. Nicht zu vernachlässigen ist dabei auch, dass viele der Kontakte eine langjährige Kooperation mit der jeweiligen Agentur pflegen, so dass sich die Preise für ihre Buchung häufig günstiger gestalten.
Die Technologie
Unabhängig davon, ob eine High-Tech-Brille für ein Virtual Reality-Erlebnis benötigt oder eine schneeweiße Hüpfburg für eine Hochzeit gewünscht wird – Eventagenturen haben durch ihr großes Netzwerk aus verschiedenen Kontakten Zugang zu sämtlichen innovativen Technologien.
Mithilfe der Eventagentur ist es möglich, auch außergewöhnliche Dinge in kürzester Zeit zu finden und für die eigene Veranstaltung zu buchen.
Das Budget
Für jedes Event muss im ersten Schritt natürlich das zur Verfügung stehende Budget definiert werden. Bezahlt werden müssen schließlich unter anderem Dekoration, Security, Versicherungen, Caterer und die Location.
Falls die Gäste keinen Eintritt für das Event zahlen, ist es besonders wichtig, dass sich die Ausgaben übersichtlich gestalten. Sinnvoll ist es außerdem, zwischen fünf und zehn Prozent des Budgets für unvorhersehbare Probleme zurückzuhalten.
Mit der Beauftragung einer Eventagentur wird stets sichergestellt, dass das Budget professionell aufgeteilt, eingesetzt und im Auge behalten wird. Zwar werden für die Dienstleistungen der Agentur selbstverständlich ebenfalls Kosten fällig, allerdings erweist sich diese Investition als überaus lohnenswert.
Shots Magazin / Fotos: Social Cut (1), Marc Babin (1), Unsplash
